Q-Park skaber merværdi for kunder og andre interessenter. Vores omdømme er og vil fortsat være baseret på integritet. Åbenhed og gennemsigtighed i kommunikationen samt etisk ansvarlighed og pålidelig adfærd, er af stor betydning.
Integritetspolitikken fastsætter regler for tilbud og accept af underholdning, gaver, deltagelse i arrangementer, interessekonflikter mellem personlige og forretningsmæssige interesser, ejendomstransaktioner, fortrolighed, bierhverv, brug af Q-Park ejendom og pligten til at rapportere uregelmæssigheder.
Formålet med integritetspolitikken er at hjælpe medarbejdere med at drive forretning med integritet og fastlægge de standarder, som alle Q-Park medarbejdere skal overholde. Alle medarbejdere er forpligtede til at overholde integritetspolitikken. Desuden er tredjeparter forpligtede til at overholde integritetspolitikken, hvis de repræsenterer Q-Park eller handler på vegne af Q-Park.
Koncerndirektionen udpeger en Koncernsupervisor på koncernplan. I hvert land har Q-Park udpeget en lokal Supervisor for integritetspolitikken, som er ansvarlig for overholdelsen af integritetspolitikken i deres land. I Danmark er den lokale supervisor vores Privacy Officer.
Privacy Officer har en betroet stilling og udviser den størst mulige omhu ved behandling af de spørgsmål, der opstår. Privacy Officer kan søge råd hos Koncernsupervisor, hvis det anses for nødvendigt.
Invitationer kan accepteres eller gives, når det er nødvendigt for at udvikle og opretholde gode forretningsforbindelser. Invitationer inkluderer for eksempel middage, invitationer til arrangementer og rejser.
Invitationer, der kan opfattes som overdreven eller skabe forpligtelser, bør undgås. Når Q-Park medarbejdere giver Invitationer, skal de angive, at Q-Park antager, at accepten af invitationen er i overensstemmelse med virksomhedens overholdelsesregler, hvor den pågældende person arbejder.
Forretningsgaver kan udveksles for at styrke gode forretningsforbindelser. Medarbejdere skal være opmærksomme på, at sådanne gaver ikke kan betragtes som en opfordring til fremtidige fordelagtige henvisninger eller en belønning for en bestemt tjeneste.
Som en generel regel bør invitationer til at tale ved en kommercielt sponsoreret konference kun accepteres, når det giver en god mulighed for, at Q-Park kan interagere med en relevant målgruppe. Hvis der tilbydes gebyrer, underholdning og/eller gaver, skal det behandles i overensstemmelse med integritetspolitikken. Disse regler gælder også for offentliggørelse af artikler og medieoptrædener.
Medarbejdere skal opretholde fuldstændig fortrolighed over for tredjeparter vedrørende alle fortrolige forretningsforhold, så længe det ikke kommer i konflikt med en lovpålagt pligt til at offentliggøre den information. Pligten til at overholde fortrolighed forbliver gældende, selv efter ophør af ansættelsesforholdet. Privacy Officer kan give en skriftlig undtagelse.
Uden forudgående skriftlig tilladelse fra Privacy Officer må medarbejdere ikke indgå i private transaktioner med nogen person eller organisation, med hvem de har kontakt som en del af deres job hos Q-Park. Private transaktioner omfatter også transaktioner for ægtefæller, partnere, pårørende og pårørende ved ægteskab. For at undgå sandsynligheden af en interessekonflikt kan Privacy Officer pålægge yderligere restriktioner på en transaktion.
Medarbejdere må ikke gennemføre nogen ejendomstransaktioner uden forudgående skriftligt samtykke fra Privacy Officer. Ejendom omfatter også ejendomsinvesteringer i videste forstand; transaktioner omfatter erhvervelse, udvikling, afståelse eller deltagelse. Gennemførelse af transaktioner ved brug af fortrolig information fra Q-Park er forbudt under alle omstændigheder.
Medarbejdere må kun acceptere et lønnet eller ulønnet bierhverv efter at have fået skriftlig tilladelse fra Privacy Officer, hvis dette kan skabe en interessekonflikt med Q-Parks interesser.
Medarbejdere må kun bruge Q-Parks ejendele til erhvervsmæssige formål. Brug til andre formål må først ske efter indhentning af en skriftlig tilladelse fra nærmeste leder eller Privacy Officer. Af Q-Parks ejendele kan nævnes: Computere, biler og adgangskort.
Hvis der opstår en specifik situation, der ikke er beskrevet her, men som er i strid med integritetspolitikken, vil Privacy officer træffe beslutning om hvorvidt kodekset finder anvendelse i sagen og vil om nødvendigt anbefale arbejdsgiveren at træffe sanktioner.
Medarbejdere er forpligtede til at rapportere ansvarsløs, uetisk eller upassende adfærd hos andre Q-Park medarbejdere. Der kan foretages en sondring mellem anmeldelse af hændelser eller misbrug. Hvis bruddet på integritetspolitikken er utilsigtet, behandles det som en hændelse. Det forventes, at en medarbejder selv rapporterer en sådan hændelse. Hvis det ikke er tilfældet, forventes det, at andre medarbejdere rapporterer hændelsen. Enhver opfordring til at bryde integritetspolitikken skal også rapporteres. En bevidst overtrædelse af integritetspolitikken anses for misbrug.
I Danmark har vi en whistleblowerordning som er gældende og fastlagt i en separat politik. Whistleblowerordningen er et supplement til denne rapporteringspligt.
Den rapporterende medarbejder må ikke afskrækkes fra at rapportere en hændelse eller et misbrug. Medarbejderen skal være sikker på, at indberetningen vil blive behandlet meget omhyggeligt og fortroligt på et tilstrækkeligt højt niveau i organisationen, og at det til sidst vil føre til en beslutning. En indberetning, der er fremsat i god tro, må heller ikke føre til negative konsekvenser for medarbejderen.
Medarbejderen, der laver indberetningen, vil altid blive informeret om de vigtigste konklusioner af den endelige undersøgelse, selvom det viser sig, at anmeldelsen var uberettiget. Hvis undersøgelsen konkluderer, at den person, der lavede indberetningen, handlede anderledes end i god tro og bevidst afgav en falsk anmeldelse, vil der blive truffet disciplinære foranstaltninger.
Hændelser og misbrug bør helst rapporteres til Privacy Officer, men en medarbejder kan i stedet rapportere hændelsen til sin nærmeste leder eller en leder med en højere position i organisationen. Lederen vil informere Privacy Officer i samråd med den person, der lavede indretningen.
REGISTRERING
Så snart en indberetning om en hændelse eller et misbrug bliver kendt af Privacy Officer, vil denne dokumentere rapporten skriftligt i et fortroligt hændelsesregister internt i virksomheden. Ved dokumentation af rapporten vil Privacy Officer behandle oplysningerne om den person, der lavede indberetning, med størst mulig omhu. Fremgangen i undersøgelsen, herunder mødereferater, navne på dem, der er involveret i sagen, de trufne beslutninger under undersøgelsen og de vigtigste og andre konklusioner, vil blive dokumenteret i registret. Privacy Officer vil rapportere om sit arbejde til Koncernsupervisor og CEO på årlig basis.
INTERN ELLER EKSTERN UNDERSØGELSE
Privacy Officer vil selv gennemføre undersøgelsen af indberetningen eller udarbejde en undersøgelsesplan, med eller uden bistand fra en tredjepart. Afhængigt af alvoren af indberetningen og organisationens relevante politik vil Privacy Officer inddrage eksterne undersøgelsesorganer i undersøgelsen.
Privacy Officer vil beslutte efter godkendelse fra Koncernsupervisor og i samråd med CEO, om der skal indledes retlige skridt. Dette kan være civile, strafferetlige eller en kombination af begge. Privacy Officer vil beslutte den relevante rækkefølge efter godkendelse fra Koncernsupervisor og i samråd med CEO.
SANKTIONER
I tilfælde af overtrædelse af integritetspolitikken af en medarbejder kan Q-Park pålægge sanktioner, der kan variere fra en advarsel til øjeblikkelig afskedigelse, afhængigt af sagens alvor.